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Sachsen-Anhalt: Protokollreferat des Ministerpräsidenten

Die Staat Macher

Von Christine Bonath

„Roten Teppich ausrollen – fertig!“ ist keine treffende Kurzbeschreibung des Ablaufs staatlicher Repräsentation, sondern ein krasser Irrtum. Bis der Teppich hochgestellten Gästen zu Füßen liegt, wurden minutiöse Planungen durchgeführt. Vom Protokollreferat der Staatskanzlei Sachsen-Anhalt erfuhr t@cker, wie aufwändig die Vorbereitungen eines Staatsbesuches sind, und was sie als „Staat Macher“ sonst noch auf dem Schirm behalten: Zum Beispiel Gästen über diplomatischen Glanz und Höflichkeit hinaus auch (politische) Eindrücke und Botschaften aus Sachsen-Anhalt mitzugeben.

In der Geschäftsstelle werden die Arbeitsabläufe des Protokollreferats koordiniert und dokumentiert. Wo es um staatliche Repräsentation geht, soll der Zufall keine Chance haben.

Hat sie gerade „Party-Referat“ gesagt? Angesichts der nüchternen Regalwand, an der sich mehrere Meter von Aktenordnern ausbreiten und den Stapeln von Kladden aus grüner, grauer und blauer Pappe, die auf dem Tisch am Fenster liegen, muss das ein Hörfehler gewesen sein. Aber Petra Penning hat diesen Begriff benutzt. „Gemessen an den Maßstäben der allgemeinen Verwaltung sind wir hier schon die Exoten und werden gelegentlich angefrotzelt, dass wir ja immer nur Party machen. Dabei sieht die Wirklichkeit ganz anders aus“, sagt die Protokollchefin der Staatskanzlei und Ministerium für Kultur des Landes Sachsen-Anhalt in Magdeburg und nimmt eine dicke grüne Mappe in die Hand: „Hier drinnen ist zum Beispiel alles abgelegt, was mit der zurückliegenden Israelreise des Ministerpräsidenten zu tun hat: E-Mails und Korrespondenz mit allen an der Organisation beteiligten Stellen, Programmentwürfe, Ablaufpläne, Teilnehmerlisten, Hotel- und Reisebuchungen.“ Die Geschäftsstelle, die von zwei Mitarbeiterinnen gemanagt wird, ist offensichtlich Zentrum und administratives Archiv eines sehr präzise arbeitenden Referats. Sind Noblesse und Eleganz, die wie golddurchwirkte Schleier über dem protokollarischen Zeremoniell liegen, letztlich Erzeugnisse sehr guter, aber per se glanzloser Organisation?

Petra Pennings sachlich eingerichtetes Büro, das in kühlen Weißtönen gehalten ist, steht als Antwort für sich: Wer „Party“ organisiert, so die Botschaft, kann selbst keine machen und darf sich nicht ablenken lassen. „Wir müssen das große Ganze ständig im Blick behalten“, sagt die studierte Sozialwissenschaftlerin mit Magisterabschluss in Politikwissenschaften, Geschichte und Staatsrecht, die seit 1993 als Angestellte im Landesdienst tätig ist und unter anderem in den Jahren 2011 bis 2016 Büroleiterin des Ministerpräsidenten Dr. Reiner Haseloff war. Nach einjähriger Interimsphase, in der sie sowohl Büroleitung als auch Protokoll verantwortete, konzentriert sich Penning seit der Wiederwahl Haseloffs 2016 auf die Leitung des Referates 43 „Protokoll“ der Staatskanzlei und Ministerium für Kultur.

Es ist wichtig, in diesem Job immer einen Plan zu haben, sagt Petra Penning, Protokollchefin der Staatskanzlei und des Ministeriums für Kultur des Landes Sachsen-Anhalt.

Laut Geschäftsverteilungsplan der Staatskanzlei sind die insgesamt sieben Beschäftigten im Referat 43 unter anderem zuständig für Allgemeine Protokollaufgaben, Konsularische und Diplomatische Angelegenheiten, Antrittsbesuche von Diplomatischen und Konsularischen Vertretern, federführend für Organisation und Protokoll bei Auslandsreisen des Ministerpräsidenten beziehungsweise beratend bei Mitgliedern der Landesregierung, für Staatsbesuche und sonstige Besuche im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit sowie die Verleihung von Ehrenzeichen, für die Glückwunsch- und Kondolenzschreiben des Ministerpräsidenten sowie die Ausstattung des Geschenkefonds der Landesregierung.

Dieser Aufgabenvielfalt Herr zu werden, gelinge nur in enger Abstimmung untereinander, untermauern der stellvertretende Referatsleiter, Michael Scheithauer, und der für die Referatsfinanzen zuständige Referent, Roland Küster, die Aussage ihrer Chefin über das große Ganze, das im Blick zu behalten sei. Der Bayer Scheithauer und der Sachsen-Anhalter Küster bilden bei der Wahrnehmung der klassischen allgemeinen Repräsentationsaufgaben mit der Nordrhein-Westfälin Penning eine Art protokollarisches Kleeblatt. „Wenn der Ministerpräsident oder der Chef der Staatskanzlei involviert sind, sind wir mit im Boot, vom Treffen der Bundesschützen bis zum Besuch eines Staatsoberhauptes in unserem Bundesland“, skizziert Penning die Spannweite der staatlichen Repräsentationsaufgaben.

Wichtig: immer einen Plan haben

Sobald Datum und die Bedeutung feststehen, die dem bevorstehenden Event auf der Rangliste des nationalen Protokolls zukommt, beginnen die Vorbereitungen. Ein Programm wird entwickelt. „Wir sprechen die Abläufe unter uns genau durch, informieren den Ministerpräsidenten und stimmen uns dann mit allen Beteiligten ab“, erklärt Petra Penning. Bei Vorfahrten wird zum Beispiel genau festgelegt, wo welcher Wagen stoppt: „Es ist aber auch schon passiert, dass sich Gäste und Gastgeber nicht an den Plan halten: Deshalb ist es wichtig, immer einen Plan zu haben. Dann sind Abweichungen möglich“, sagt die Protokollchefin, erzählt aber auch, dass sie und ihre Kollegen sehr energisch werden können, und dass sie auch nicht davor zurückschreckten, eine nach protokollarischen Maßstäben falsch gereihte Fahrzeugkolonne vor der Weiterfahrt wieder richtig aufzustellen „Der verstorbene Bundespräsident Johannes Rau soll gesagt haben, der Unterschied zwischen Terroristen und Protokoll, bestehe darin, dass man mit Terroristen verhandeln kann“, fügt sie mit einem vielsagenden Lächeln hinzu.

„Es gehört zu unseren Aufgaben, alle Unwägbarkeiten vorauszudenken, die sich während eines protokollarischen Termins ereignen könnten. Und das ist eine sehr kleinteilige Tätigkeit“, ergänzt der promovierte Politikwissenschaftler und Soziologe Michael Scheithauer. Der Regensburger hat sich nach der Arbeit für einen politischen „Think Tank“ in Berlin, „ganz klassisch“ – wie er sagt – auf eine Stellenanzeige der Staatskanzlei Sachsen-Anhalt beworben. Im Sommer 2014 kam der heute 36-Jährige nach Magdeburg und ist – anders als Penning und Küster – inzwischen Beamter im höheren Landesdienst. Hinderlich für die Zusammenarbeit sei die unterschiedliche Statuszugehörigkeit jedenfalls nicht. Überhaupt sei es unter Protokollmenschen nicht angebracht, sich als Einzelpersonen hervorzutun. „Was für Außenstehende leicht aussieht, verlangt jedem von uns ein hohes Maß an Abstimmungs- und Kommunikationsvermögen ab: Am Ende ist es immer die Teamleistung, die zählt“, erläutert der studierte Sportwissenschaftler Roland Küster, der 1993 mangels beruflicher Perspektiven im Sportbereich als Beschäftigter in die Staatskanzlei eintrat.

 
     
Das Bauhaus und seine Erzeugnisse sind, ebenso wie Bildbände zur heimischen Gartenkultur und Wein aus der Saale-Unstrut-Region, Pretiosen aus dem Geschenkefonds der Landesregierung. Dessen Bestandspflege gehört ebenso zu den Aufgaben des Protokolls wie die Verleihung der Verdienstorden und Ehrenzeichen.

Royaler Besuch zum Reformationsjubiläum

Selbstverständlich stecke in der Arbeit des Protokollreferats auch viel Routine, räumen die drei Protokollfachleute ein. Events wie zum Beispiel die Neujahrsempfänge der Landesregierung – je einer für das Diplomatische und Konsularische Korps und für circa 500 geladene Gäste aus ganz Sachsen-Anhalt – oder die Veranstaltung zum Holocaustgedenktag am 27. Januar, haben im Repräsentationskalender der Staatskanzlei ihren festen Platz und können in Ruhe vorbereitet werden. Besondere Herausforderungen entstehen immer dann, wenn Termine mit sehr hochrangigen Personen ins Haus stehen. „Dann steigt die Zahl der Partner, mit denen wir unsere Abläufe abstimmen müssen, eklatant“, erklärt Protokollvizechef Scheithauer. 2017, als anlässlich des 500-jährigen Reformationsjubiläums Prominenz in großer Zahl die Wirkungsstätten Luthers in Sachsen-Anhalt besuchte, darunter auch das niederländische Königspaar Máxima und Willem Alexander und die dänische Königin Margarethe sowie einige Staats- und Regierungschefs, seien sie mit ihrem kleinen Team schon ab und zu ans Limit gelangt, ergänzt Petra Penning. Bei besonders hochrangigen Besuchern seien entsprechend der Einstufung des Termins als Staatsbesuch, Offizieller Besuch, Arbeits- und Terminbesuch oder Privatbesuch Kolleginnen und Kollegen aus dem Protokoll des Auswärtigen Amtes, des Inlandsprotokolls vom Bundesinnenministerium beziehungsweise der Verfassungsorgane Bundespräsidialamt, Bundestag oder Bundesverfassungsgerichts beteiligt. „Die Zusammenarbeit mit den Bundesinstitutionen funktioniert ebenso reibungslos wie mit den Protokollabteilungen und -referaten der Bundesländer, was auch daran liegt, dass wir uns alle persönlich kennen und einmal im Jahr Gelegenheit haben, uns auf der zweitägigen Protokollleiter-Tagung auszutauschen“, sagt Penning.

Erst Luther, dann der Chemiepark

Aus Regenburg über Berlin nach Magdeburg: Der stellvertretende Protokollchef Michael Scheithauer bewarb sich auf eine Stellenanzeige der Staatskanzlei. Er lebt und arbeitet seit 2014 an der Elbe.

Sportlich wird es, wenn die Zeitspanne, die zwischen der offiziellen Bestätigung eines Termins und dem Eintreffen des jeweiligen Gastes liegt, sehr kurz ist, was aber nur sehr selten vorkomme. Im Fall des stellvertretenden Staatspräsidenten der Volksrepublik China blieben ihnen zwei Wochen für das Ausarbeiten und Abstimmen eines Programms. Der gelernte Historiker aus dem Reich der Mitte hatte kurzfristig den Wunsch geäußert, im Rahmen einer Deutschlandreise auch die Lutherstadt Wittenberg zu besuchen. Als er am 1. Juni 2019 in Begleitung seiner Delegation, die vom chinesischen Botschafter angeführt wurde, aus seiner Limousine stieg, war selbstredend alles bereit. „Wir präsentieren im Rahmen der Besuchsprogramme aber auch Unternehmen und Einrichtungen, die dokumentieren, wie erfolgreich die wirtschaftliche Konsolidierung in Sachsen-Anhalt sich seit der Wende entwickelt hat“, erzählt Michael Scheithauer. „Mit dem belgischen Königpaar werden wir am 10. Juli 2019 nicht nur Wittenberg und das Bauhaus in Dessau besuchen, sondern auch den Chemiepark Leuna.“ „Das Hervorheben der Region und ihrer wirtschaftlichen, historischen, kulturellen und kulinarischen Besonderheiten ist auch Kernaufgabe der staatlichen Repräsentation des Landes Sachsen-Anhalt“, sagt Küster, und Scheithauer ergänzt, dass die regionale Herkunft bei der Auswahl der Gastgeschenke eine ebenso große Rolle spiele, wie bei den Speisen und Getränken, die von der Staatskanzlei anlässlich offizieller Essenseinladungen serviert werden. „Wir müssen uns nicht verstecken: Sachsen-Anhalt hat kulturell und wirtschaftlich Vieles zu bieten.“

Fünf Vorausreisen ins Gartenreich

Im Vergleich zum „Blitzbesuch“ aus der Volksrepublik China hat das Team um Petra Penning den Aufenthalt seiner Königlichen Hoheit des Prinzen von Wales am 8. Mai 2019 im UNESCO-Welterbe Gartenreich Dessau-Wörlitz als weniger stressig in Erinnerung behalten. „Wir hatten rund zehn Wochen Zeit für die Vorbereitung. Hinzu kam, dass sich der Prinz den Besuch in Wörlitz gewünscht hatte, weil er Schirmherr des Gartenreiches ist. Und da wir sehr gerne auf die Wünsche von Gästen eingehen und versuchen, dafür passgenaue Lösungen anzubieten, konnte viel Sorgfalt auf die Organisation und Absprache des Ablaufs verwendet werden“, sagt Petra Penning.

 
     
Zum 500. Reformationsjubiläum kam häufig hoher Besuch nach Sachsen-Anhalt: Im Februar 2017 begrüßte Ministerpräsident Reiner Haseloff (links) beispielsweise das niederländische Königspaar Máxima und Willem-Alexander in der Lutherstadt Wittenberg.

Fünf Vorausreisen wurden durchgeführt, bis alles vorbereitet war. Die erste Reise unternahmen Petra Penning und Roland Küster allein. Sie planten zunächst den Rundgang des britischen Thronfolgers und seiner 40-köpfigen Entourage zusammen mit dem Ministerpräsidenten und seiner Delegation. „Beim ersten Besuch ging es darum, in die Tiefe zu schauen, Machbares und Mögliches auszuloten“, sagt Roland Küster.

Bei der zweiten Reise wurden Penning und Küster von einer Mitarbeiterin der Protokollabteilung der Britischen Botschaft begleitet. Sie kommunizierte den Protokollbeamten des „Clarence House“, Charles` offizieller Residenz in London, Einzelheiten des entstehenden Programmablaufes.

Lasst Fahnen sprechen (von links): Im Juni 2019 wurde der Gast aus China symbolisch willkommen geheißen von Europa, Deutschland, Sachsen-Anhalt und Wittenberg.
Der Schirmherr in seinem Gartenreich: Kronprinz Charles von Großbritannien kam im Mai 2019 auf eigenen Wunsch nach Dessau-Wörlitz. Er nahm ein besonderes Gastgeschenk für seinen jüngsten Enkel mit nach Hause.

Anlässlich der dritten Reise traf sich Petra Penning im Gartenreich mit Protollverantwortlichen der Britischen Botschaft und des englischen Hofes. Und bei der vierten Reise traf sich Roland Küster mit seinen Ansprechpartnern bei Bundes- und Landespolizei, um alle relevanten Sicherheitsfragen zu klären und abzustimmen. Danach stand für die Magdeburger das Programm. Eine fünfte Vorausreise wurde von Mitarbeitern der Britischen Botschaft in eigener Initiative durchgeführt.

Kein Strampler für den Kronprinzen

Wie es war, als Prince Charles ohne Gattin Camilla im Gartenreich weilte, lässt sich in einem Eintrag auf der Internetseite der „Gartenreich“-Stadt Oranienbaum-Wörlitz nachlesen.

„Mehrere hundert Menschen empfingen den Prinzen im Dessau-Wörlitzer Gartenreich. In vorderster Reihe waren unsere Kinder der Kita Villa Sonnenschein und der Luisen Grundschule aus Wörlitz, um fleißig kleine britische Flaggen zu schwenken. Der britische Thronfolger zeigte sich sehr volksnah und begrüßte viele Gäste persönlich mit Handschlag. Gemeinsam mit der Direktorin der Kulturstiftung Dessau-Wörlitz, Frau Brigitte Mang, dem Ministerpräsidenten von Sachsen-Anhalt, Herrn Dr. Reiner Haseloff und dem Staats und Kulturminister, Herrn Rainer Robra, ging es anschließend ins Wörlitzer Schloss. Danach gab es für den Prinzen eine Gondelfahrt auf dem Wörlitzer See. Zum Abschluss des Besuches wurde im Park ein Maulbeerbaum gepflanzt, und der Ministerpräsident überreichte dem nun vierfachen Großvater eine einheimische deutsche Eiche als Geschenk“, schreibt der kommunale Chronist.
Kein Wort über die Leistungen der beteiligten Protollbeschäftigten, keine Einzelheiten über den Steckling der 500 Jahre alten Wörlitzer Eiche, den Petra Penning in letzter Minute beim Schlossgärtner ausfindig machte und in einem Blumenladen zum „Enkelbaum-Geschenk“ stylen ließ, weil ihnen das britische Protokoll bedeutet hatte, dass der Prinz bereits genug Strampler für seinen jüngsten Enkel bekommen habe. „Wer sich für diesen Beruf entscheidet, muss bereit sein, die eigene Person zurückzunehmen“, sagt Petra Penning. „Wir kommen den Gästen, die wir protokollarisch betreuen, zwar nah, offiziell wahrgenommen werden wir aber nicht. Wir sind Arbeitsebene.“

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